Le NDA est un document qui intervient très tôt dans le cadre d’une collaboration. Qu’il s’agisse d’échanger des informations avec un partenaire, un prestataire de service ou un client, le contrat de confidentialité est signé dès le début des pourparlers et des négociations. C’est un document juridique qui fait l’objet d’une signature manuscrite, mais la procédure peut aussi se faire en signature électronique. L’utilisation d’un logiciel sécurisé et fiable permettant un horodatage et une identification des signataires est pertinente.

Quand signer un contrat de confidentialité ? Il est intéressant de signer et faire signer un NDA dès le début d’un partenariat lors des premières discussions. À noter que ce contrat n’est pas une obligation, bien qu’il soit une procédure vivement conseillée. Vous avez identifié une collaboration potentielle ? L’encadrement des informations à protéger et l’identification des situations entraînant une divulgation font partie intégrante des sujets à aborder pour définir votre stratégie de propriété industrielle.

Nous vous conseillons de présenter un contrat de confidentialité à faire signer à chaque nouveau projet et à chaque nouvelle collaboration. Cela est valable même si la collaboration se fait avec une personne avec qui vous avez déjà signé un NDA auparavant. En effet, le précédent contrat de confidentialité ne couvre pas forcément les nouveaux besoins. 

Au sein d’une entreprise circulent des informations confidentielles. En France, la loi du secret des affaires encadre les données stratégiques pour une société. Cependant, le contrat de confidentialité à faire signer à un salarié encadrera spécifiquement les informations confidentielles liées au travail. Dès lors qu’un collaborateur est confronté à des informations et des données sensibles au cours de ses tâches, il faudra faire signer un NDA. Cela est d’autant plus vrai lorsqu’il existe des enjeux particulièrement sensibles qui nécessitent le secret. Pour ce faire, il est possible d’intégrer une clause de confidentialité directement dans un contrat de travail, ou de réaliser un NDA en parallèle. Il est donc pertinent de faire appel à un expert en propriété industrielle dès la phase de recrutement d’un nouveau collaborateur. La discrétion devient ainsi une obligation contractuelle.

La définition du cadre de confidentialité doit également faire l’objet d’aménagement au sein de l’entreprise. En faisant signer un NDA, vous demandez un engagement à vos collaborateurs pour qu’il n’y ait de divulgation d’informations confidentielles. En mettant en place des procédures sécurisées, vous donnerez aussi les clefs à vos salariés pour garder le secret professionnel : sensibilisation sur la sécurité informatique, mise en place de plateformes sécurisées, proposition de canaux de communication dédiés, etc.